Neues Rechnungslegungsrecht und Archivierungspflicht

Adieu Archiv – hallo Computer?

Die Buchführungspflicht für Unternehmen enthält die Pflicht zur Archivierung der Buchhaltungsunterlagen für eine Dauer von mindestens 10 Jahren. Das neue Rechnungslegungsrecht bringt dazu wichtige Veränderungen und grundsätzlich auch wichtige Vereinfachungen. Es stellt sich nur die Frage, ob sie auch praktikabel sind.

Der Gesetzgeber hat festgestellt, dass die Pflicht zur rechtskonformen Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz für viele Unternehmen eine kaum zu bewältigende Herausforderung darstellt, denn insbesondere für die Aufbewahrung von Emails gibt es kaum bezahlbare und benutzerfreundliche Lösungen. Im neuen Artikel 958f OR und in der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV Stand per 1. Januar 2013) wurde die Pflicht zur Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz ersatzlos gestrichen. Das Bundesamt für Justiz teilte dazu in der Medienmitteilung vom 22. November 2012 mit: „Die Geschäftskorrespondenz hingegen muss – allfällige spezialrechtliche Bestimmungen vorbehalten – nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat.“

In der praktischen Anwendung bedeutet dies, dass seit 1. Januar 2013 auf die Aufbewahrung von Emails und sonstiger Geschäftskorrespondenz weitestgehend verzichtet werden kann. Die Aufbewahrung von als Buchungsbeleg verwendeter Korrespondenz bleibt sich vorerst gleich. Bei vielen KMU wird das neue Gesetz damit wohl eher einem Nachvollzug der Realität als einer tatsächlichen Vereinfachung gleichkommen.

Die elektronische Aufbewahrung in der Praxis

Bereits seit dem Jahr 2002 bietet der Gesetzgeber die Möglichkeit der Aufbewahrung aller Buchhaltungsunterlagen in elektronischer Form. Was auf den ersten Blick nach einer grossen  Vereinfachung und vor allem Platzeinsparung tönt, wird in der GeBüV mit einschneidenden Einschränkungen wieder relativiert. So müssen beim Entscheid zur Umstellung auf die elektronische Datenaufbewahrung folgende Vorgaben beachtet werden:

• Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen.

• Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger zulässig.

• Nur mit grossen Auflagen ist die Aufbewahrung auf veränderbaren Informationsträgern erlaubt, dabei gelten Informationsträger als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist.

• Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen.

In der Praxis haben vor allem wegen fehlender preiswerter und nicht veränderbarer Speichermedien erst grössere Unternehmen auf eine elektronische Archivierung umgestellt. Dabei wird mit vollintegrierten Buchhaltungs-Lösungen (z.B. SAP) und grossen IT-Abteilungen (welche die Datensicherheit garantieren können) gearbeitet. Im KMU-Bereich wird, dank stets günstiger werdenden Speichermedien, der Wechsel auf eine elektronische Datenaufbewahrung immer interessanter.

Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen in Papierform

Bei einer allfälligen Umstellung auf die elektronische Datenablage müssen die Jahresrechnung (bestehend aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang) sowie ein allfälliger Revisionsstellenbericht weiterhin im Original und unterzeichnet für mindestens 10 Jahre archiviert werden.

Fazit

Auch mit der Aufhebung der Archivierungspflicht für die Geschäftskorrespondenz kann dem Archiv noch lange nicht „Adieu“ gesagt werden. Der Gesetzgeber hat aber Möglichkeiten geschaffen, den grossen „Papierstau“ aufzulösen und alternative Archivformen anzuwenden. Zu empfehlen ist aber nach wie vor eine genaue Prüfung und Kostenabwägung vor einem allfälligen Entscheid zugunsten der elektronischen Ablage. Manchmal kommt die Zumietung der Garage des Nachbarn als Archiv nämlich immer noch günstiger als die Einhaltung aller verlangten Normen!

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